BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI TULISAN

Bentuk-bentuk komunikasi tulisan

Menurut Siswanto Sutojo, bentuk-bentuk komunikasi tulisan  antara lain terdiri dari memo, surat, dan laporan.

1)     Memo merupakan “kuda beban” komunikasi bisnis, yang digunakan secara rutin untuk pertukaran informasi sehari-hari di dalam suatu organisasi bisnis. Memorandum mempunyai beberapa kelebihan yaitu: (a) Dapat dipergunakan sebagai dokumen; (b) Dapat dipergunakan untuk menyampaikan informasi yang komplek; (c) Dapat dikirim kebeberapa orang atau bagian sekaligus. Memorandum ditulis dengan berbagai macam tujuan, diantaranya yang paling umum yaitu: (1) meminta data, informasi, atau bahan masukan; (2) Memberikan informasi, petunjuk atau instruksi; (3) Sebagai pengantar penyampaian surat atau dokumen; dan (4) Menyampaikan pengumuman.

2)     Surat digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak luar yang terkadang menjadi bagian penting dalam membina hubungan bisnis dengan pihak luar yang dapat dilampiri baik dengan proposal maupun laporan. Komunikasi tertulis dalam bentuk surat ini lebih jauh dapat dikembangkan dalam bentuk “direct mail”, baik yang berisikan pesan penjualan maupun untuk memberikan informasi tentang produk baru, kebijakan perusahaan dan kegiatan perusahaan. Selain itu juga surat digunakan untuk penyampaian goodwill message, seperti ucapan selamat dan lowongan kerja.

3)     Laporan, sebagai bahan masukan untuk menyusun strategi, rencana kerja atau pengambilan keputusan. Laporan bisnis disusun untuk memenuhi kebutuhan pembacanya. Kebutuhan tersebut dapat berupa: (a) Bahan masukan data dan informasi tentang sesuatu hal, masalah atau proyek; (b) Hasil analisis data; atau (c) Data, hasil analisis, kesimpulan dan saran yang bersangkutan dengan hasil analisis tersebut.sesuai dengan penggunaanya laporan bisnis dikelompokan menjadi dua golongan yaitu laporan untuk keperluan intern perusahaan dan laporan untuk diserahkan kepada pihak ketiga. Laporan bisnis untuk pihak ketiga memuat cirri-ciri umum sebagai berikut: (1) Tingkat formalitas laporan kepada instansi-instansi penting (misalnya bank kreditur, pelanggan, kantor pemerintah); (2) Tergantung dari topik yang dilaporkan, panjang laporan bisnis dapat mencapai puluhan bahkan ratusan halaman; (3) Laporan dapat disampaikan secara periodic atau satu kali saja; (4) Untuk menyusun laporan seringkali dilakukan riset atau pengumpulan data yang bersangkutan dengan tujuan laporan. 

Siswanto Sutojo menambahkan bahwa komunikasi tertulis dapat pula dilakukan dalam bentuk:

a.     Naskah, hands-out, kertas kerja.

b.    Sarana promosi – brosur, prospectus, iklan, spanduk, poster, baliho.

c.     Telefax letters, e-mails, telex, terutama untuk korespondensi dengan pihak ketiga dan antar bagian perusahaan yang terpisah oleh jarak jauh.

(Sumber tulisan : Sutojo, Siswanto; Setiawan, Michael. Komunikasi Bisnis yang Efektif. Jakarta: Penerbit PT Damar Mulia Pustaka, Februari 2003.)